Digitales Übergabeprotokoll: Das Kernkonzept von Domudox
Ein Übergabeprotokoll hält den Zustand einer Immobilie zu einem Stichtag fest, etwa bei Einzug, Auszug, Kauf oder Verkauf. Domudox ist die Web-App, die dieses Protokoll während der Begehung entstehen lässt: am Smartphone oder Laptop, mit Fotos, Zählern, Schlüsseln und den Unterschriften aller Parteien.
Ein Termin. Ein Dokument. Unterschrift vor Ort.
Das ist der Kern von Domudox: Der Zustand einer Immobilie wird genau dann festgehalten, wenn er entsteht, und nicht Tage später am Schreibtisch. Am Ende der Begehung liegt ein einziges PDF vor, das alle Angaben, Fotos und Signaturen enthält und das alle Beteiligten unterschrieben haben.
Das Kernproblem
Eine Übergabe dauert 30 bis 60 Minuten. In dieser Zeit laufen Zähler ab, werden Schlüssel gezählt, entstehen Mängeldiskussionen und werden Fotos gemacht. Am Schreibtisch ist davon nur noch erinnerbar, was notiert wurde. Genau darüber entstehen Streitigkeiten über Kaution und Schönheitsreparaturen. Papierzettel, geteilte Fotoalben und Word-Formulare führen am Ende zu drei Dokumenten, die sich widersprechen.
Domudox dreht die Reihenfolge um: Die Dokumentation entsteht während der Begehung, am Gerät in der Hand, und unterschrieben wird direkt vor Ort. Der Schreibtisch fällt weg.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
Sechs Bausteine, in Domudox dieselbe Reihenfolge wie beim Rundgang durch die Wohnung. Fehlt einer davon, ist die Dokumentation lückenhaft:
- 1
Objektdaten
Adresse, Objektart und Übergabetermin. Einmal als Stammdaten angelegt, laden sie in jedes neue Protokoll derselben Immobilie.
- 2
Parteien
Vermieter, Mieter, Käufer, Verkäufer und Vertretungen. Die E-Mail-Adressen bestimmen, wer das fertige Protokoll erhält.
- 3
Räume & Zustand
Notizen je Raum, mit Fotos direkt vom Handy. Der Zustand entsteht beim Rundgang, nicht danach im Büro.
- 4
Zähler & Schlüssel
Zählerstände inklusive Zählerfoto, Schlüsselliste inklusive Anzahl. Beides erscheint später als Tabelle im PDF.
- 5
Unterschriften
Alle Parteien unterschreiben auf demselben Gerät, per Finger oder Stift, mit Zeitstempel.
- 6
PDF & Versand
Aus dem Protokoll wird ein PDF, das alle Angaben, Fotos und Signaturen enthält. Der Versand geht an alle Beteiligten.
Begriffe, kurz definiert
Über diese Seite hinweg tauchen dieselben Begriffe immer wieder auf. Hier ihre exakte Bedeutung in Domudox:
- Übergabeprotokoll
- Die schriftliche Dokumentation des Zustands einer Immobilie zu einem Stichtag bei Einzug, Auszug, Kauf oder Verkauf. Sie ist das Beweismittel, wenn später strittig ist, welcher Schaden schon da war.
- Digitales Übergabeprotokoll
- Ein Übergabeprotokoll, das während der Begehung auf dem Smartphone oder Laptop entsteht: Einträge, Fotos, Zählerstände und Unterschriften werden sofort erfasst und dem richtigen Raum zugeordnet, am Ende als ein einziges PDF ausgegeben.
- Stammdaten
- Die wiederverwendbaren Angaben zu einer Immobilie: Adresse, Räume, Schlüssel, Zähler und wiederkehrende Notizen. Einmal angelegt, laden sie in jedes neue Protokoll derselben Immobilie.
- Fotodokumentation
- Fotos, die nicht im Fotoalbum versauern, sondern direkt an dem Eintrag hängen, den sie belegen, und mit ins PDF wandern.
- Digitale Unterschrift
- Die per Finger oder Stift auf dem Gerät geleistete Unterschrift aller Beteiligten, erfasst mit Zeitstempel. Danach ist das Protokoll gesperrt und unveränderlich.
Kernkonzepte
Protokoll
Ein Protokoll ist die Arbeitseinheit von Domudox: Es dokumentiert genau einen Übergabetermin, Einzug oder Auszug, mit allen Angaben, die an diesem Tag entstehen. Protokolle lassen sich duplizieren und als Ausgangspunkt für die nächste Übergabe derselben Immobilie wiederverwenden. Einträge sortierst du per Drag & Drop in die Reihenfolge deines Rundgangs.
Stammdaten & Objektvorlagen
Stammdaten sind das Gedächtnis von Domudox: Objektdaten und wiederkehrende Einträge (Schlüssel, Zähler, Standard-Notizen) legst du einmal an. Jedes neue Protokoll für diese Immobilie startet damit. Du ergänzt nur noch, was sich geändert hat.
Fotodokumentation
In Domudox hängt jedes Foto an dem Eintrag, den es belegt: aufgenommen am Gerät vor Ort, zugeordnet dem Raum oder der Notiz, ausgeliefert im PDF. Ein nachträgliches Zuordnen von Bilddateien gibt es nicht. Es fällt schlicht nicht an.
Unterschriften
Zum Abschluss unterschreiben alle Beteiligten digital auf demselben Gerät. Jede Signatur wird mit Zeitstempel protokolliert; das Protokoll wird danach gesperrt und ist unveränderlich, auch für dich selbst.
PDF, Druck & Versand
Das Protokoll-PDF ist das eigentliche Ergebnis der Arbeit: Es existiert genau einmal und enthält alle Angaben, Fotos und Signaturen. Du kannst es herunterladen, drucken oder direkt an alle Beteiligten versenden, auch nachträglich.
Wohnungsgeberbestätigung
Die Wohnungsgeberbestätigung ist das Pflichtformular zur Adresse des Mieters; seit 2015 muss der Vermieter sie ausstellen. In Domudox entsteht sie aus den Stammdaten des Protokolls, wird unterschrieben und als PDF übergeben.
Wo Domudox eingesetzt wird
Die Logik ist immer dieselbe: ein Termin, ein Protokoll, eine Unterschrift. Unterschiedlich ist nur, wie viel dokumentiert werden muss:
Wohnung & Haus
Der Standardfall: Ein- und Auszug mit Räumen, Zählern, Schlüsseln und Unterschriften.
Garage & Stellplatz
Kleiner Grundriss, gleiche Logik: Zustand, Schlüssel und Zähler werden im selben Ablauf festgehalten wie bei einer Wohnung.
WG-Zimmer
Übergabe einzelner Zimmer mit Inventarliste, ohne dass die Mitbewohner das Nachsehen haben.
Gewerbeimmobilie
Nebenkosten, Übergabeprotokoll, Dokumentation von Umbauten: Gewerbe braucht mehr Belege, nicht andere Regeln.
Hausverwaltung
Viele Objekte, wechselnde Mitarbeiter: Stammdaten und duplizierbare Protokolle halten den Aufwand konstant.
Mieter & Käufer
Auch als Mieter dokumentierst du die Übergabe kostenlos auf der eigenen Seite.
So liest du diese Dokumentation
Der Einstieg ist die Anleitung Protokoll erstellen. Sie führt durch den kompletten Ablauf eines neuen Protokolls. Die Seiten darunter erklären einzelne Arbeitsschritte, die du auch einzeln nachlesen kannst, wenn du mitten in einer Übergabe stehst.
Direkt loslegen
Die Anmeldung ist kostenlos: Jetzt Domudox starten. Oder lies zuerst Protokoll erstellen.
Häufige Fragen
Was ist ein digitales Übergabeprotokoll?
Ein digitales Übergabeprotokoll ist die digitale Form des Übergabeprotokolls: Es hält den Zustand einer Immobilie zu einem Stichtag fest. Der Unterschied zum Papier- oder Word-Protokoll ist der Zeitpunkt: Einträge, Fotos, Zählerstände und Unterschriften entstehen direkt bei der Begehung auf dem Smartphone oder Laptop, nicht Tage später am Schreibtisch.
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
In ein vollständiges Übergabeprotokoll gehören: Objektdaten und Übergabestichtag, alle Beteiligten, der Zustand von Räumen und Ausstattung inklusive Fotos, alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung) mit Zählerfoto, die vollständige Schlüsselliste und die Unterschriften aller Parteien. Fehlt einer dieser Punkte, ist die Dokumentation lückenhaft.
Ist ein digitales Übergabeprotokoll rechtlich gültig?
Ja. Ein Übergabeprotokoll ist formfrei, es muss nicht auf Papier stehen. Die digitale Unterschrift per Finger oder Stift wird in Domudox mit Zeitstempel protokolliert, das PDF ist danach unveränderlich. Genau das macht es vor Gericht verwertbarer als ein Foto eines zerknitterten Zettels.
Wie läuft eine Wohnungsübergabe mit Domudox ab?
Du öffnest Domudox im Browser, legst ein Protokoll an und gehst die Räume der Reihe nach durch: Zustand notieren, Fotos machen, Zähler ablesen, Schlüssel zählen. Am Ende unterschreiben alle Beteiligten auf dem Gerät, das PDF geht auf Wunsch per E-Mail an alle hinaus. Die Begehung dauert dadurch nicht länger als mit Papier.
Was kostet der Einstieg?
Der Starter-Plan ist kostenlos und enthält die vollständigen Protokollfunktionen inklusive Unterschrift und PDF-Export.
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