Digitales Übergabeprotokoll

Was ist ein digitales Übergabeprotokoll?

Inhaltlich ist es dasselbe Dokument wie ein Übergabeprotokoll auf Papier, nur dass es in einer Anwendung ausgefüllt wird. Eine eigene Struktur schreibt niemand vor, es bleiben die bekannten Blöcke: Objekt, Parteien, Räume mit Zustand, Fotos, Zählerstände, Schlüssel, Mängel, Unterschriften.

An ein paar Stellen läuft es anders. Ein Foto wandert bei Papier in die Handygalerie und wird am Abend zugeordnet, wenn die Person längst gegangen ist. Es entstehen zwei Ausdrucke, und jeder Beteiligte behält seine eigene Version. Nach zwei Jahren liegt der Text in einem Ordner, aus dem er erst wieder herausgesucht werden muss, falls die Kaution streitig wird.

Wer nach einem digitalen Wohnungsübergabeprotokoll sucht, meint meist genau das: die Wohnungsübergabe als durchgehenden Ablauf statt als Zettelwirtschaft. Diese Seite beschreibt den Ablauf für alle Objekttypen, die Unterschiede nach Objekt stehen weiter unten.

Beweiswert: was das digitale Protokoll im Streitfall trägt

Ein Gericht fragt nicht, auf welchem Medium ein Dokument entstanden ist, sondern ob es den Zustand zuverlässig überliefert. Dafür bringt die digitale Fassung vier Dinge mit: einen Zeitstempel statt „war wohl im März", eine abgearbeitete Pflichtliste statt der Felder, die niemand ausgefüllt hat, Fotos an der zugehörigen Position und eine Fassung, die beiden Seiten vorliegt.

Die Schwäche liegt bei der Unterschrift. Eine Bildschirmunterschrift ist keine qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB. Wo Gesetz oder Vertrag Schriftform verlangen, reicht sie nicht. Beim Übergabeprotokoll ist das nicht der Fall. Wer ganz sichergehen will, lässt die letzte Seite des PDF zusätzlich unterschreiben und heftet das Scanbild an.

Am Ende entscheidet trotzdem die Beschreibung, nicht das Format. Ein digitales Protokoll mit der Zeile „alles in Ordnung" ist wertlos. Konkret heißt das: Raum nennen, Lage im Raum, Art des Mangels, Größe, dazu ein Foto, auf dem ein Alltagsgegenstand als Maßstab liegt. Wie man Schäden so formuliert, dass sie halten, steht im Beitrag Schäden dokumentieren .

Wo die digitale Übergabe ihre Grenzen hat

Vier Situationen, in denen das digitale Protokoll an eine Grenze stößt und ein Ausdruck im Rucksack sinnvoll ist.

• Kein Netz, kein Strom. In Kellern, Tiefgaragen und Rohbauten endet die Mobilfunkabdeckung. Eingaben und Fotos bleiben offline erhalten, für Signatur und Versand brauchen Sie Verbindung. Ein geladenes Gerät und ein Ausdruck der letzten Seite kosten nichts.
• Ein Mieter will am Gerät nicht unterschreiben. Das kommt vor und steht ihm zu. Dann wird auf Papier unterschrieben und die Seite als Foto ins Protokoll gehängt, die Erfassung bleibt digital.
• Der Mietvertrag läuft nicht mit. Soll die Zehnjahresregel des § 550 BGB greifen, braucht der Vertrag Schriftform. Die Bildschirmunterschrift im Protokoll ersetzt ihn nicht.
• Bauabnahme ist ein anderes Dokument. Bei Neubau und Sanierung wird abgenommen, mit Gewährleistungsfristen und Bautagebuch. Digital erfassbar, aber eine andere Rechtslogik, dazu gibt es die Seite Übergabeprotokoll Neubau .

Private Vermieter, Hausverwaltungen, Makler

Private Vermieter mit ein bis drei Wohnungen profitieren weniger von der Geschwindigkeit als von der Aufbewahrung. Das Protokoll vom Einzug ist in vier Jahren noch da, wenn die Kaution streitig wird. Ein Protokoll pro Monat ist im Gratis-Plan enthalten.

Hausverwaltungen rechnen anders. Dort kommen Einheiten, wechselnde Hausmeister und Eigentümer zusammen, die das Protokoll als Beleg sehen wollen. Einheitliche Struktur, Zuordnung pro Objekt und Versand im Namen der Verwaltung sind der Grund, warum in dieser Konstellation die Verwaltungsstufe passt. Die Zahlen stehen auf der Seite für Übergabeprotokolle für Hausverwaltungen .

Makler übergeben im Auftrag. Wenn beide Parteien das PDF am Termin erhalten, gibt es danach weniger Rückfragen, und gegenüber dem Eigentümer ist dokumentiert, dass die Übergabe ordentlich gelaufen ist.

Gewerbe und Wohnraum gemischt funktioniert mit derselben Erfassung und anderen Ausstattungspunkten. Für Laden, Büro und Praxis siehe Gewerbeimmobilie .